Содержание
У невеликої компанії може бути десяток клієнтів, але майже половину виручки приносить один. Щомісяця він замовляє звичний обсяг робіт, команда планує під нього час, а власник розраховує на платіж у певний день. Коли замовник переносить оплату на два тижні, робота вже виконана, а зарплату, оренду й рахунки постачальників потрібно сплатити раніше. Перевірити, наскільки бізнес залежить від такого клієнта, можна за кількома цифрами.
Порахуйте частку клієнта за кілька місяців
Візьміть фактичні надходження від клієнтів за три або шість місяців. Згрупуйте їх за замовниками й поділіть суму від найбільшого клієнта на загальну суму. Наприклад, за квартал компанія отримала 900 тисяч гривень, із них 360 тисяч від одного замовника. Його частка становить 40%. Для першої оцінки цього достатньо, а далі варто подивитися, як показник змінювався щомісяця. Якщо замовлення сезонні, порівняйте також однакові періоди різних років.
Користуйтеся однаковою базою порівняння. Для оцінки доступних грошей беріть платежі, які вже надійшли. Для оцінки завантаження команди перегляньте підтверджені замовлення. Для оцінки прибутковості звірте виручку за виконаними роботами з витратами, пов’язаними з ними. У цих трьох розрахунках частка одного клієнта може відрізнятися. Так ви зрозумієте, де саме залежність найбільша.
Зверніть увагу, чи не належать кілька замовників до однієї групи. Наприклад, три магазини укладають договори окремо, але закупівлі погоджує один офіс. Якщо фінансування зупиниться на рівні групи, кілька договорів можуть одночасно перестати приносити надходження. У внутрішній таблиці варто бачити і окремі договори, і загальну суму по пов’язаних замовниках.
Зіставте дати оплат із власними зобов’язаннями
Складіть календар на чотири або шість тижнів. У першій колонці поставте дати, у другій очікувані надходження, у третій виплати. Окремо позначте зарплату, оренду, платежі постачальникам, податки та інші суми, для яких є фіксована дата. Для кожного великого надходження запишіть номер рахунка або замовлення, очікувану дату та людину, яка підтверджує оплату з боку клієнта. Оновлюйте записи, коли надходить підтвердження або дата змінюється.
Зробіть копію календаря і перенесіть найбільший платіж на 7, 14 і 30 днів. У кожному сценарії перевірте залишок після обов’язкових виплат. Наприклад, на рахунку є 120 тисяч гривень. До п’ятниці треба сплатити 160 тисяч, а з інших замовлень до цієї дати очікується 25 тисяч. Якщо великий клієнт затримає переказ, бракуватиме 15 тисяч гривень. Ця цифра підказує, яку суму потрібно підготувати або які виплати варто погодити на іншу дату заздалегідь.
Підприємцю, який працює самостійно, варто вести календар від бізнесових надходжень і витрат, а також окремо планувати суми, які він використовує для особистих потреб. Регулярне бухгалтерське обслуговування ФОП допомагає підтримувати порядок у документах і виписках, з яких починається такий прогноз.
Перевірте, що відбувається між виконанням і оплатою
Запитайте, від якого моменту клієнт відраховує строк оплати. Це може бути дата прийняття результату, підписання документа, отримання повного пакета або інша подія, передбачена договором. У великого замовника рахунок часто проходить через менеджера, відповідального за приймання, і фінансовий відділ. Якщо один учасник не отримав потрібний файл, гроші можуть затриматися ще до того, як платіж потрапить у план.
Пройдіть шлях останнього оплаченого замовлення. Зазначте, коли команда завершила роботу, коли клієнт прийняв результат, хто отримав рахунок і в який день надійшов переказ. Якщо кілька разів повторюється одна затримка, домовтеся про конкретну зміну. Наприклад, після здачі результату менеджер того самого дня передає документи контактній особі й просить підтвердити приймання. Через два дні він перевіряє статус, якщо відповідь ще не надійшла.
Важливо, щоб строк і сума однаково відображалися в договорі, таблиці та листуванні з клієнтом. Коли частину робіт прийнято, а іншу повернули на доопрацювання, запишіть, за яку частину можна виставляти рахунок за домовленістю сторін. Так фінансовий прогноз спиратиметься на фактичний стан роботи. Для компанії з кількома менеджерами такі звірки зручніше включити в регулярне ведення бухгалтерії ТОВ, щоб кожен бачив актуальну інформацію про документи й оплати.
Знайдіть витрати, які великий клієнт створює наперед
Велике замовлення може потребувати закупівлі матеріалів, оплати підрядникам або резервування часу працівників до того, як надійдуть гроші. Порахуйте, скільки власних коштів бізнес вкладає між початком роботи й оплатою. Якщо доводиться закупити матеріали за 70 тисяч гривень, а клієнт платить через місяць після передачі продукції, ця сума довго залишається в замовленні. Коли бізнес запускає другу партію до завершення першої, навантаження на рахунок зростає.
Обговоріть із замовником умови наступних робіт, спираючись на фактичний графік. Для матеріалів може підійти аванс, а для довгої послуги оплата за погодженими етапами. Частину партій можна планувати послідовно, щоб витрати на другу починалися після розрахунку за першу. Запишіть, хто погоджує етап, яким документом підтверджується результат і коли настає строк оплати.
Також перегляньте дохідність великих замовлень. Якщо клієнт потребує окремого менеджера, постійних термінових доробок або доставки за рахунок виконавця, врахуйте ці витрати під час наступного перегляду ціни. Це допоможе зрозуміти, яку частину часу команди можна спрямувати на інші замовлення без втрати якості для постійного клієнта.
Узгодьте дії на випадок затримки
Призначте відповідального за комунікацію і запишіть, що команда робить у перший день після прострочення. Наприклад, менеджер перевіряє, чи всі документи отримано, просить клієнта назвати нову дату і передає її власнику. Власник оновлює календар платежів та вирішує, які витрати потребують погодження. Якщо клієнт повідомляє про часткову оплату, у прогнозі фіксують підтверджену суму й окремо решту боргу.
Підготуйте перелік витрат, які можна відкласти без шкоди для чинних зобов’язань. Це може бути закупівля обладнання на майбутнє або оплата послуг, що ще не замовлені. Для постачальників з чинними договорами перевіряйте умови і погоджуйте перенесення заздалегідь. Щоб рішення не залежали від пам’яті однієї людини, визначте, де зберігаються договори, хто оновлює реєстр рахунків і коли власник отримує попередження про дефіцит коштів. Під час вибору бухгалтерських послуг для малого бізнесу можна узгодити, хто відповідає за звірку документів і які цифри команда отримує щотижня.
Зменшуйте залежність через план завантаження
Перевірте, скільки годин чи виробничих змін займає найбільший клієнт. Якщо його частка у виручці становить 40%, а команда витрачає на нього 70% часу, бізнесу буде складно швидко взяти нові замовлення. Виділіть обмежений час на роботу з іншими клієнтами, оцінку нових запитів і підготовку пропозицій. Визначте, які послуги можна запропонувати із чинним складом команди й без великих витрат наперед.
Раз на місяць звіряйте частку найбільшого замовника, прострочену заборгованість, майбутні виплати та доступні години. Під час перегляду договору використовуйте ці дані, щоб обговорити реалістичний графік. Якщо нові замовлення з’являються, але оплачуються з такою самою затримкою, додайте їх у прогноз на фактичні дати. Різні клієнти допомагають розподілити навантаження, коли бізнес бачить умови кожної угоди й може вчасно реагувати на зміни.
Для першої перевірки достатньо банківської виписки за квартал, списку великих неоплачених рахунків і календаря найближчих виплат. Позначте дати, коли очікуєте найбільші перекази, і перевірте, що відбудеться, якщо вони змістяться. Після цього погодьте з командою одну конкретну дію на найближчий тиждень: звірити документи по відкритих замовленнях, уточнити дату великого платежу або обговорити поетапний розрахунок за наступний проєкт.
